Verenigingscoordinatie deelname marathonevenementen
De hier beschreven werkwijze voor het gecoördineerd organiseren van deelname aan marathontochten is afgeleid van de werkwijze binnen de vereniging Viking in Utrecht.
De werkwijze gaat ervan uit dat er een werkgroep of commissie marathonroeien bestaat die de algehele coördinatie van deelname aan de marathontochten op zich kan nemen. Bij kleinere verenigingen kan deze taak wellicht door de contactpersoon voor het marathonroeien op zich worden genomen. Voor de hier beschreven werkwijze is gekozen om te voorkomen dat vanuit één vereniging verschillende mensen en teams zich opgeven bij de organiserende vereniging, hetgeen tot misverstanden aanleiding kan zijn. Tevens kan op deze wijze het lenen/huren en/of transport van boten op een duidelijke wijze georganiseerd worden. Bijkomend voordeel is dat er ook binnen de eigen vereniging één aanspreekpunt is voor de interne afstemming; bijv. met de materiaal cie en de instructie cie. Binnen Viking is deze aanpak zeer succesvol gebleken. Tijdspad
Eind december of begin januari wordt een oproep in het verenigingsblad geplaatst en op de website om zoveel mogelijke leden van de vereniging te bereiken en nieuwsgierig te maken voor het marathonroeien. De kalender, de werkwijze van de organisatie van deelname aan marathontochten en de datum voor de bijeenkomst voor de inventarisatie van deelname worden dan bekend gemaakt. Omstreeks half februari wordt een bijeenkomst georganiseerd om een inventarisatie te maken van de teams die komend seizoen willen deelnemen aan het landelijke marathonroeien. Tevens wordt er door de ervaren roeiers uit de marathonwerkgroep kort iets verteld over de verschillende tochten. Enerzijds om roeiers enthousiast te maken: je bent steeds bij andere roeiverenigingen te gast en je komt verrassend mooi roeiwater en natuurschoon tegen. Daarnaast ontmoet je ook enthousiaste marathonroeiers van andere verenigingen, wat al snel een band schept. Anderzijds door het verstrekken van reële informatie minder ervaren marathonroeiers te waarschuwen voor de moeilijkheidsgraad van bepaalde tochten (ook is er een aantal tochten op open water met zware scheepvaart, hiervoor zijn speciale vaardigheden noodzakelijk. Tevens wordt uitleg gegeven over het klassement van de KNRB en het wedstrijdelement van een aantal tochten.
Het is de bedoeling dat de captains van een team (of een andere afgevaardigde van het team) aanwezig zijn om hun team op te geven voor de tochten waaraan ze willen deelnemen. Tevens zal voor iedere tocht een coördinator worden aangesteld. De coördinator regelt de deelname van de verschillende teams van de vereniging en is aanspreekpunt voor de vereniging die de tocht organiseert. De marathon commissie van de vereniging maakt van de inventarisatie een overzicht. De inventarisatie wordt breeduit verspreidt onder de leden van de vereniging. Het opgeven voor het hele seizoen is ondermeer bedoeld als inventarisatie van de benodigde capaciteit aan boten per tocht. Aangezien dit voor een aantal tochten wel eens een knelpunt is, is het van groot belang om deze inventarisatie vroegtijdig te hebben. Uiteraard zijn er in februari nog veel onzekerheden zoals nog niet geplande vakanties of andere dingen die ertussen kunnen komen. Daarom is de inventarisatie in februari nog niet bindend. Een maand voor de betreffende tocht worden alle opgaves door de betreffende coördinator gecheckt en dan wordt de opgave pas bindend. Taken voor de coördinator en de captains per tocht
De coördinator
- Inventariseert ruim een maand voor de tocht bij de captains of de teams rond zijn en wie de teamleden zijn en int het inschrijfgeld van de captains. Als er een boten wagen getrokken moet worden, een busje gehuurd moet worden etc., verhoog dan het inschrijf geld, zodat de financiële zaken voor de tocht geregeld zijn.
- Schrijft alle teams in bij de organiserende vereniging.
- Probeert boten te lenen bij de organiserende vereniging (zeer tijdig bellen!).
- Overlegt met de Instructie coördinator over de beschikbaarheid van de boten.
- Reserveert boten en botenwagen(s) bij de materiaal commissaris. Zorg dat je een auto met trekhaak hebt. Vraag evt. advies aan Peter Huigen.
- Schrijft de boten af het afschrijfboek.
- Communiceert met de captains over de tocht (tijdstip van vertrek, wel of niet afplakken, met of zonder avondmaaltijd etc.) en de toewijzing van de boten.
- Coördineert het opladen van de boten en het afladen en opruimen van de boten na afloop (steeds 2 man per team laten komen). Zorgt voor de nodige materialen die nodig zijn voor het botentransport; bijv. spanbanden.
- Geeft na de tocht door aan de marathoncoördinator wie er uiteindelijk daadwerkelijk de tocht hebben geroeid. Dit ten behoeve van het klassementsoverzicht.
De captain
- Formeert een team voor de opgegeven boot. Een maand voor de tocht wordt de opgave bindend.
- Verzameld het inschrijfgeld voor het hele team en draagt dit tijdig af aan de coördinator.
- Is verantwoordelijk voor zijn/haar team en de toegewezen boot. Dus ook voor af/opriggeren en het opladen/afladen.
- Zorgt voor het complete inventaris voor de tocht: naast de riemen ook een peddel, landvast, grondpen, pikhaak, hoosblik en indien aangegeven door de coördinator ook afplakspullen.
- Vaardigt tenminste twee teamleden af voor opladen en voor het afladen en opruimen van de boten.
|
